Kiekvienas verslininkas, nesvarbu, ar jis valdo tarptautinę korporaciją, ar teikia laisvai samdomo specialisto paslaugas, susiduria su būtinybe išrašyti sąskaitas faktūras. Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti tik paprastas formalumas – dokumentas, kuriuo prašoma apmokėjimo. Tačiau iš tiesų, sąskaita faktūra yra kur kas daugiau. Tai oficialus sandorį patvirtinantis dokumentas, jūsų verslo finansinės drausmės pagrindas, buhalterinės apskaitos dalis ir netgi jūsų įmonės įvaizdžio elementas. Tvarkingai ir profesionaliai parengta sąskaita ne tik užtikrina sklandų atsiskaitymo procesą, bet ir formuoja teigiamą kliento požiūrį į jūsų verslą.
Vis dėlto, ypač pradedantiesiems verslininkams, sąskaitų išrašymas gali kelti nemažai klausimų. Kokie rekvizitai privalomi? Kuo skiriasi PVM sąskaita faktūra nuo įprastos? Ar geriau naudoti Word, Excel šabloną, o gal specializuotą programą? Šiame išsamiame gide atsakysime į visus šiuos ir daugelį kitų klausimų. Žingsnis po žingsnio išnagrinėsime, kaip pasirinkti, pritaikyti ir teisingai užpildyti sąskaitos faktūros šabloną, kad jis atitiktų ne tik Lietuvos Respublikos įstatymų reikalavimus, bet ir jūsų individualius verslo poreikius.
Kas yra sąskaita faktūra ir kodėl ji tokia svarbi?
Paprasčiausiais žodžiais tariant, sąskaita faktūra – tai pardavėjo pirkėjui išrašytas dokumentas, kuriame nurodomas parduotų prekių ar suteiktų paslaugų sąrašas, jų kiekiai, kainos ir bendra mokėtina suma. Tačiau jos reikšmė yra daugialypė:
- Teisinis dokumentas: Tai yra pagrindinis įrodymas, patvirtinantis, kad sandoris tarp dviejų šalių įvyko. Ginčų atveju, pavyzdžiui, jei klientas vėluoja atsiskaityti, tinkamai išrašyta sąskaita faktūra yra nepakeičiamas įrankis teisiniuose procesuose.
- Apskaitos pagrindas: Buhalteriams sąskaitos faktūros yra esminis pajamų ir išlaidų apskaitos dokumentas. Remiantis jomis, tvarkomi įmonės finansai, skaičiuojami mokesčiai (pavyzdžiui, pridėtinės vertės mokestis – PVM) ir rengiamos finansinės ataskaitos.
- Mokėjimo kontrolė: Sąskaita faktūra aiškiai nurodo mokėtiną sumą ir apmokėjimo terminą. Tai leidžia verslui efektyviai valdyti pinigų srautus, sekti gautinas sumas ir laiku imtis veiksmų, jei klientai vėluoja atsiskaityti.
- Verslo įvaizdžio dalis: Profesionalus, tvarkingas ir aiškus sąskaitos faktūros šablonas kuria patikimos ir solidžios įmonės įvaizdį. Netvarkingas, su klaidomis ar sunkiai suprantamas dokumentas gali sukelti kliento nepasitikėjimą.
Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai pagal Lietuvos įstatymus
Kad sąskaita faktūra būtų laikoma galiojančiu apskaitos dokumentu, joje privalo būti nurodyta tam tikra informacija. Šiuos reikalavimus reglamentuoja Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas ir Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas. Nors rekvizitai gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo to, ar esate PVM mokėtojas, ar ne, pagrindiniai elementai yra universalūs. Panagrinėkime juos detaliau.
Būtini rekvizitai visiems ūkio subjektams:
- Dokumento pavadinimas: Turi būti aiškiai nurodyta „Sąskaita faktūra“ arba, jei esate PVM mokėtojas, „PVM sąskaita faktūra“.
- Išrašymo data: Diena, kai sąskaita yra išrašoma.
- Serija ir numeris: Unikalus, didėjančia tvarka einantis sąskaitos numeris. Serija (pvz., raidės) padeda atskirti skirtingų tipų ar laikotarpių sąskaitas. Svarbiausia – užtikrinti numeracijos eiliškumą ir unikalumą.
- Pardavėjo (paslaugų teikėjo) rekvizitai:
- Pavadinimas (juridinio asmens) arba vardas, pavardė (fizinio asmens).
- Įmonės kodas (juridinio asmens) arba asmens kodas/individualios veiklos pažymos numeris (fizinio asmens).
- Buveinės adresas.
- Pirkėjo (paslaugų gavėjo) rekvizitai:
- Pavadinimas (juridinio asmens) arba vardas, pavardė (fizinio asmens).
- Įmonės kodas arba asmens kodas (jei pirkėjas vykdo veiklą).
- Adresas.
- Prekių ar paslaugų aprašymas: Aiški ir detali informacija apie tai, kas parduodama. Turi būti nurodytas prekės/paslaugos pavadinimas, mato vienetas (vnt., val., kg ir pan.), kiekis, vieneto kaina be PVM.
- Bendra suma: Galutinė mokėtina suma žodžiais ir skaičiais.
- Atsakingo asmens parašas: Nors elektroniniams dokumentams fizinis parašas nebūtinas, rekvizituose turi būti nurodytas sąskaitą išrašiusio asmens vardas, pavardė ir pareigos.
Papildomi rekvizitai PVM mokėtojams:
Jei esate registruotas kaip PVM mokėtojas, jūsų išrašomoje PVM sąskaitoje faktūroje privalo būti ir šie papildomi laukai:
- Pardavėjo PVM mokėtojo kodas.
- Pirkėjo PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas taip pat yra PVM mokėtojas).
- Prekės ar paslaugos kaina be PVM (apmokestinamoji vertė).
- Pritaikytas PVM tarifas (procentais): pvz., 21%, 9% ar 5%.
- PVM suma.
- Bendra suma su PVM.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad esant specifinėms situacijoms (pvz., atvirkštinis apmokestinimas, prekių tiekimas į kitą ES šalį), gali atsirasti ir papildomų reikalavimų ar prierašų, tokių kaip „Atvirkštinis apmokestinimas“.
Sąskaitų faktūrų šablonų tipai: kurį pasirinkti?
Sukūrus verslą, vienas pirmųjų darbų – pasirinkti patogiausią sąskaitų faktūrų rengimo būdą. Rinkoje egzistuoja keletas populiarių alternatyvų, kurių kiekviena turi savų privalumų ir trūkumų.
1. Microsoft Word šablonas
Tai bene paprasčiausias ir prieinamiausias variantas. Daugelis kompiuterių jau turi įdiegtą „Word“ programą, o internete gausu nemokamų, jau paruoštų šablonų. Privalumai:
- Lengva naudoti ir redaguoti.
- Didelės dizaino pritaikymo galimybės: galite lengvai įkelti logotipą, keisti šriftus, spalvas.
- Nereikalauja papildomų investicijų.
Trūkumai:
- Visi skaičiavimai (sumos, PVM, bendra vertė) turi būti atliekami rankiniu būdu, todėl didėja žmogiškosios klaidos tikimybė.
- Sunkiau sekti sąskaitų numeraciją ir archyvuoti dokumentus.
- Atrodo mažiau profesionaliai nei specializuotų programų generuotos sąskaitos.
2. Microsoft Excel šablonas
„Excel“ yra galingesnis įrankis nei „Word“, ypač kai kalbama apie skaičiavimus. Gerai parengtas „Excel“ šablonas gali tapti puikiu nemokamu sprendimu smulkiajam verslui. Privalumai:
- Automatiniai skaičiavimai. Galima nustatyti formules, kurios pačios apskaičiuos eilučių sumas, PVM ir galutinę mokėtiną sumą. Tai gerokai sumažina klaidų riziką.
- Duomenų valdymas. Galima viename dokumente, skirtinguose lapuose, kaupti klientų duomenų bazę, prekių/paslaugų sąrašą.
- Lengva sekti sąskaitų sąrašą ir jų apmokėjimo statusą.
Trūkumai:
- Reikalingi bent minimalūs „Excel“ įgūdžiai norint sukurti ar pritaikyti funkcionalų šabloną.
- Dizaino galimybės ribotesnės nei „Word“.
- Didėjant sąskaitų kiekiui, failas gali tapti sudėtingas ir lėtas.
3. Specializuotos sąskaitų išrašymo programos ir internetiniai įrankiai
Lietuvos rinkoje veikia ne viena įmonė, siūlanti debesijos (angl. *cloud*) pagrindu veikiančias sąskaitų valdymo sistemas (pvz., B1.lt, i.saskaita, El.saskaita ir kt.). Nors šie sprendimai dažniausiai yra mokami, jų teikiama nauda dažnai atperka investicijas. Privalumai:
- Automatizacija: Programos automatiškai suteikia numerius, skaičiuoja mokesčius, leidžia kurti pasikartojančias sąskaitas ir siųsti automatinius priminimus apie vėluojančius mokėjimus.
- Profesionalus dizainas: Siūlomi estetiški, lengvai pritaikomi šablonai.
- Integracijos: Daugelis sistemų gali būti integruotos su bankais (automatiniam mokėjimų sutikrinimui), el. parduotuvėmis ir VMI i.MAS sistema.
- Archyvas ir ataskaitos: Visos sąskaitos saugiai archyvuojamos, o sistema leidžia lengvai generuoti įvairias pardavimų ataskaitas.
- Atitiktis reikalavimams: Programų tiekėjai nuolat atnaujina sistemas pagal besikeičiančius teisinius reikalavimus, todėl esate tikri, kad jūsų dokumentai yra tvarkingi.
Trūkumai:
- Dažniausiai tai yra mokama paslauga (mėnesinis arba metinis abonementas).
- Gali prireikti šiek tiek laiko išmokti naudotis visomis sistemos funkcijomis.
Kaip pritaikyti sąskaitos faktūros šabloną savo verslui?
Nepriklausomai nuo to, kurį šablono tipą pasirinksite, svarbu jį ne tik užpildyti privalomais rekvizitais, bet ir pritaikyti taip, kad jis atspindėtų jūsų verslo unikalumą ir palengvintų kliento patirtį.
Prekės ženklo elementai. Įtraukite savo įmonės logotipą. Naudokite savo prekės ženklo spalvas ir šriftus (jei juos turite). Tai sustiprins jūsų įmonės atpažįstamumą ir profesionalumą. Logotipą geriausia dėti sąskaitos viršuje, kairėje arba dešinėje pusėje.
Aiškumas ir skaitomumas. Venkite perkrauto dizaino. Palikite pakankamai tuščios erdvės tarp eilučių ir skilčių. Naudokite aiškų, lengvai įskaitomą šriftą. Svarbiausia informacija – bendra mokėtina suma ir apmokėjimo terminas – turėtų būti išryškinta (pvz., pastorintu šriftu).
Papildoma naudinga informacija. Be privalomų rekvizitų, įtraukite ir kitą svarbią informaciją:
- Apmokėjimo sąlygos: Aiškiai nurodykite terminą, per kurį sąskaita turi būti apmokėta (pvz., „Apmokėti per 14 dienų“, „Apmokėjimo data: 2025-09-10“).
- Banko rekvizitai: Nurodykite savo banko sąskaitos numerį (IBAN), banko pavadinimą ir SWIFT kodą (jei dirbate su užsienio klientais).
- Kontaktinė informacija: Įrašykite savo telefono numerį ir el. pašto adresą, kad klientas galėtų lengvai susisiekti, jei kiltų klausimų.
- Padėkos žinutė: Trumpas ir nuoširdus „Ačiū, kad naudojatės mūsų paslaugomis!“ gali pagerinti kliento patirtį.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Net ir maža klaida sąskaitoje faktūroje gali sukelti nesusipratimų, vėluojančių mokėjimų ar net problemų su mokesčių inspekcija. Štai kelios dažniausiai pasitaikančios klaidos:
- Matematinės klaidos: Neteisingai sudėtos sumos ar apskaičiuotas PVM. Tai ypač dažna problema naudojant „Word“ šablonus. Sprendimas: Visada kelis kartus patikrinkite skaičiavimus arba naudokite „Excel“ ar specializuotas programas, kurios skaičiuoja automatiškai.
- Klaidingi rekvizitai: Neteisingai nurodytas kliento įmonės kodas, PVM kodas ar adresas. Sprendimas: Prieš išrašydami sąskaitą, paprašykite kliento atsiųsti savo rekvizitus raštu ir tiesiog juos nukopijuokite.
- Numeracijos pažeidimai: Praleistas arba pasikartojantis sąskaitos numeris. Tai rimtas buhalterinės apskaitos pažeidimas. Sprendimas: Veskitės sąskaitų registrą arba naudokite programas, kurios numeraciją valdo automatiškai.
- Neaiškus paslaugų/prekių aprašymas: Klientas gali nesuprasti, už ką tiksliai moka. Sprendimas: Aprašykite paslaugas ar prekes kuo detaliau, nurodydami atliktų darbų valandas, projekto pavadinimą ar prekių kodus.
Prieš siųsdami sąskaitą klientui, skirkite minutę ir atidžiai ją perskaitykite. Patikrinkite kiekvieną skaičių ir kiekvieną raidę. Ši minutė gali sutaupyti jums valandas ateityje.
Išankstinė sąskaita, kreditinė ir debetinė sąskaitos
Be standartinės sąskaitos faktūros, verslo praktikoje naudojami ir kiti susiję dokumentai. Svarbu suprasti jų paskirtį.
Išankstinė sąskaita apmokėjimui (Proforma invoice): Tai nėra apskaitos dokumentas. Išankstinė sąskaita išrašoma tuomet, kai norima gauti avansą ar pilną apmokėjimą dar prieš pristatant prekes ar suteikiant paslaugas. Gavus apmokėjimą pagal šią sąskaitą, privaloma išrašyti tikrą PVM sąskaitą faktūrą.
Kreditinė PVM sąskaita faktūra: Šis dokumentas išrašomas, kai reikia anuliuoti arba koreguoti anksčiau išrašytą sąskaitą. Pavyzdžiui, jei klientas grąžino prekes, jam buvo pritaikyta nuolaida po pardavimo arba pirminėje sąskaitoje buvo įvelta klaida. Kreditinėje sąskaitoje sumos nurodomos su minuso ženklu.
Debetinė PVM sąskaita faktūra: Tai retesnis dokumentas, kurį paprastai išrašo pirkėjas (suderinęs su pardavėju), norėdamas padidinti anksčiau gautų prekių ar paslaugų apmokestinamąją vertę.
Apibendrinimas
Sąskaitos faktūros šablonas – tai ne tik tuščias blankas, bet ir svarbus verslo įrankis. Teisingai pasirinktas, kruopščiai užpildytas ir profesionaliai atrodantis dokumentas yra jūsų finansinės sėkmės ir gero įvaizdžio pagrindas. Nesvarbu, ar rinksitės paprastą „Excel“ failą, ar investuosite į modernią sąskaitų valdymo sistemą, svarbiausia – suprasti pagrindinius principus: privalomus rekvizitus, aiškumą ir tikslumą. Skirkite laiko susikurti ar išsirinkti šabloną, kuris geriausiai atitinka jūsų verslo poreikius, ir paverskite sąskaitų išrašymą ne galvos skausmu, o sklandžiu ir efektyviu procesu.