Kiekvienas Lietuvoje veikiantis juridinis asmuo anksčiau ar vėliau susiduria su prievole teikti finansines ataskaitas valstybės įgaliotai institucijai – Registrų centrui. Tai nėra tik formalumas ar biurokratinė našta. Tvarkinga ir laiku pateikta finansinė atskaitomybė yra verslo skaidrumo, patikimumo ir finansinės sveikatos veidrodis, svarbus ne tik pačiai įmonei, bet ir jos partneriams, kreditoriams, investuotojams bei visai visuomenei. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime finansinių ataskaitų teikimo Registrų centrui procesą: kas, ką, kada ir kaip turi pateikti, kokios galimos pasekmės nevykdant šios pareigos ir kodėl tai yra svarbu.
Kas privalo teikti finansines ataskaitas Registrų centrui?
Lietuvos Respublikos įstatymai numato, kad metinių finansinių ataskaitų rinkinius Juridinių asmenų registro tvarkytojui, t. y. Valstybės įmonei Registrų centrui, privalo teikti daugelis juridinių asmenų. Ši pareiga taikoma:
- Akcinėms bendrovėms (AB)
- Uždarosioms akcinėms bendrovėms (UAB)
- Mažosioms bendrijoms (MB), jei tai numatyta jų nuostatuose arba jei jos pasirenka sudaryti finansines ataskaitas
- Individualioms įmonėms (IĮ), jei jos yra PVM mokėtojos arba jei jų metinės pajamos viršija tam tikrą ribą (šiuo metu – 45 000 eurų)
- Tikrosioms ūkinėms bendrijoms (TŪB)
- Komanditinėms ūkinėms bendrijoms (KŪB)
- Viešosioms įstaigoms (VšĮ)
- Asociacijoms
- Labdaros ir paramos fondams
- Kooperatinėms bendrovėms (kooperatyvams)
- Žemės ūkio bendrovėms
- Europos bendrovėms (SE)
- Europos kooperatinėms bendrovėms (SCE)
- Užsienio juridinių asmenų filialams ir atstovybėms, veikiančioms Lietuvoje
Svarbu pažymėti, kad net jei įmonė nevykdė veiklos per finansinius metus, ji vis tiek dažniausiai privalo pateikti finansines ataskaitas, kuriose būtų atspindėta ši situacija (pvz., nulinės pajamos ir sąnaudos, tik turto ir įsipareigojimų likučiai). Išimtis gali būti taikoma tik tam tikroms specifinėms situacijoms, pavyzdžiui, likviduojamoms ar bankrutuojančioms įmonėms, kurioms taikomos atskiros taisyklės. Visada rekomenduojama pasitikslinti konkretaus juridinio asmens statusą ir jam taikomas prievoles.
Ką sudaro finansinių ataskaitų rinkinys?
Pateikiamų finansinių ataskaitų rinkinio sudėtis priklauso nuo juridinio asmens teisinės formos, dydžio (pagal Įmonių finansinės atskaitomybės įstatyme nustatytus kriterijus – labai mažos, mažos, vidutinės, didelės įmonės) ir taikomų apskaitos standartų (pavyzdžiui, Verslo apskaitos standartų (VAS) ar Tarptautinių finansinės atskaitomybės standartų (TFAS)).
Dažniausiai standartinį metinių finansinių ataskaitų rinkinį sudaro šios dalys:
- Balansas: Ataskaita, parodanti įmonės turtą, nuosavą kapitalą ir įsipareigojimus konkrečią dieną (paprastai finansinių metų pabaigoje).
- Pelno (nuostolių) ataskaita: Ataskaita, parodanti įmonės pajamas, sąnaudas ir finansinį rezultatą (pelną arba nuostolį) per tam tikrą laikotarpį (finansinius metus).
- Pinigų srautų ataskaita: Ataskaita, parodanti pinigų ir jų ekvivalentų gavimą ir panaudojimą per ataskaitinį laikotarpį, suskirstant srautus į pagrindinės veiklos, investicinės veiklos ir finansinės veiklos srautus. Šios ataskaitos gali nesudaryti labai mažos ir mažos įmonės, taikančios VAS.
- Nuosavo kapitalo pokyčių ataskaita: Ataskaita, parodanti nuosavo kapitalo pasikeitimus per ataskaitinį laikotarpį dėl pelno (nuostolio) paskirstymo, akcijų išleidimo ar kitų priežasčių. Šios ataskaitos gali nesudaryti labai mažos ir mažos įmonės.
- Aiškinamasis raštas: Dokumentas, kuriame pateikiama papildoma informacija, paaiškinanti ir detalizuojanti finansinėse ataskaitose pateiktus duomenis, nurodoma taikyta apskaitos politika, reikšmingi įvykiai ir kita svarbi informacija. Aiškinamojo rašto apimtis ir detalumas taip pat priklauso nuo įmonės dydžio ir specifikos. Labai mažos įmonės gali teikti sutrumpintą aiškinamąjį raštą.
Be šių pagrindinių ataskaitų, tam tikrais atvejais (pavyzdžiui, įmonių grupėms) gali reikėti teikti konsoliduotąsias finansines ataskaitas ir konsoliduotąjį metinį pranešimą. Taip pat kartu su finansinėmis ataskaitomis teikiamas ir metinis pranešimas (arba veiklos ataskaita pelno nesiekiantiems juridiniams asmenims), kuriame apžvelgiama įmonės veikla, finansinė būklė, rizikos ir ateities planai.
Svarbu paminėti, kad finansines ataskaitas turi pasirašyti įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris (arba kitas už apskaitos tvarkymą atsakingas asmuo/įmonė). Jei ataskaitos audituotos, pridedama ir auditoriaus išvada.
Kokie yra finansinių ataskaitų teikimo terminai?
Bendroji taisyklė numato, kad eilinio visuotinio akcininkų susirinkimo (ar kito atitinkamo organo) patvirtintas metinių finansinių ataskaitų rinkinys kartu su metiniu pranešimu (jei jis privalomas) ir auditoriaus išvada (jei auditas atliktas) turi būti pateiktas Registrų centrui per 30 dienų nuo jų patvirtinimo.
Tačiau yra ir galutinis terminas, iki kurio ataskaitos turi būti ne tik patvirtintos, bet ir pateiktos. Pagal Akcinių bendrovių įstatymą ir kitus teisės aktus, finansinės ataskaitos turi būti patvirtintos ir pateiktos ne vėliau kaip per 6 mėnesius pasibaigus finansiniams metams.
Kadangi daugumos Lietuvos įmonių finansiniai metai sutampa su kalendoriniais metais (nuo sausio 1 d. iki gruodžio 31 d.), galutinis terminas pateikti finansines ataskaitas už praėjusius metus dažniausiai yra kitų metų gegužės 31 diena.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad skirtingoms juridinio asmens formoms ar specifinėms situacijoms gali būti nustatyti šiek tiek kitokie terminai ar papildomos sąlygos (pvz., viešosioms įstaigoms, asociacijoms, fondams terminas gali būti siejamas su paramos gavėjo statuso deklaravimu). Todėl visada verta pasitikslinti konkrečiam juridiniam asmeniui taikomus terminus.
Praleidus nustatytus terminus, gresia neigiamos pasekmės, kurias aptarsime vėliau.
Kaip pateikti finansines ataskaitas Registrų centrui?
Finansinių ataskaitų teikimas Registrų centrui vyksta tik elektroniniu būdu per Registrų centro savitarnos sistemą. Popieriniai dokumentai nebepriimami jau daugelį metų.
Pateikimo procesas paprastai apima šiuos žingsnius:
- Prisijungimas prie Registrų centro savitarnos sistemos: Įmonės vadovas ar jo įgaliotas asmuo (pavyzdžiui, buhalteris) jungiasi prie sistemos naudodamas elektroninį parašą (mobiliuoju parašu, Smart-ID ar USB laikmena su sertifikatu) arba per elektroninės bankininkystės sistemas.
- Paslaugos pasirinkimas: Savitarnos sistemoje reikia pasirinkti paslaugą, susijusią su finansinių ataskaitų teikimu Juridinių asmenų registrui.
- Duomenų pildymas ir dokumentų įkėlimas: Sistema paprašys užpildyti tam tikrus duomenis apie teikiamą ataskaitą (pvz., finansinių metų laikotarpį, ataskaitų patvirtinimo datą). Pagrindinis žingsnis – įkelti pačias finansines ataskaitas.
- Formato reikalavimai (XBRL): Nuo 2017 metų daugelis įmonių (ypač AB ir UAB) finansines ataskaitas (balansą, pelno (nuostolių) ataskaitą, pinigų srautų ataskaitą, nuosavo kapitalo pokyčių ataskaitą) turi teikti standartizuotu XBRL (angl. eXtensible Business Reporting Language) formatu. Tai mašininio nuskaitymo formatas, leidžiantis lengviau apdoroti ir analizuoti finansinius duomenis. Registrų centras suteikia nemokamus įrankius (formų pildykles) arba galimybę įkelti XBRL failus, sugeneruotus apskaitos programomis. Aiškinamasis raštas, metinis pranešimas, auditoriaus išvada paprastai teikiami PDF formatu. Mažosioms bendrijoms, individualioms įmonėms ir kai kuriems pelno nesiekiantiems juridiniams asmenims gali būti taikomi supaprastinti reikalavimai arba galimybė teikti tik PDF formato dokumentus.
- Pasirašymas elektroniniu parašu: Įkeltus dokumentus ir užpildytą formą reikia pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu.
- Pateikimas: Pasirašius dokumentus, jie pateikiami Registrų centrui. Sėkmingai pateikus, sistema sugeneruoja patvirtinimą.
Registrų centro svetainėje ir savitarnos sistemoje galima rasti detalias instrukcijas, video pamokas ir konsultantų kontaktus, jei kiltų klausimų dėl elektroninio pateikimo proceso.
Kodėl svarbu teikti finansines ataskaitas?
Finansinių ataskaitų teikimas nėra tik įstatymo reikalavimas. Tai atlieka keletą svarbių funkcijų:
- Skaidrumas ir viešumas: Pateiktos finansinės ataskaitos tampa viešai prieinamos Registrų centro duomenų bazėje. Tai leidžia esamiems ir potencialiems verslo partneriams, kreditoriams, investuotojams, darbuotojams ir kitiems suinteresuotiems asmenims įvertinti įmonės finansinę būklę, veiklos rezultatus ir patikimumą.
- Valstybės priežiūra ir statistika: Valstybės institucijos (pvz., Mokesčių inspekcija, Statistikos departamentas, Finansų ministerija) naudoja šiuos duomenis priežiūros tikslais, ekonominei analizei, statistikai rengti ir formuojant ekonominę politiką.
- Pasitikėjimo kūrimas: Laiku ir tvarkingai teikiamos ataskaitos rodo įmonės atsakingumą, gerą valdymą ir prisideda prie teigiamo jos įvaizdžio kūrimo. Tai ypač svarbu bendraujant su bankais, finansų įstaigomis ar dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose.
- Pačios įmonės analizė: Nors įmonė finansinius duomenis analizuoja viduje, viešai prieinamų ataskaitų palyginimas su konkurentų ar sektoriaus vidurkiais gali suteikti vertingų įžvalgų strateginiams sprendimams.
- Įstatymų laikymasis: Tai tiesiog privaloma pareiga, kurios nevykdymas užtraukia atsakomybę.
Kokios yra finansinių ataskaitų neteikimo ar vėlavimo pasekmės?
Juridiniai asmenys, laiku nepateikę finansinių ataskaitų rinkinio Registrų centrui, gali susidurti su įvairiomis neigiamomis pasekmėmis:
- Administracinė atsakomybė: Pagal Administracinių nusižengimų kodeksą, už finansinių ataskaitų nepateikimą Juridinių asmenų registrui nustatytu laiku juridinio asmens vadovui ar kitiems atsakingiems asmenims gali būti skiriama bauda. Baudos dydis gali svyruoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo pažeidimo trukmės ir kitų aplinkybių.
- Registrų centro poveikio priemonės: Registrų centras turi teisę inicijuoti juridinio asmens likvidavimą, jei jis ilgą laiką neteikia finansinių ataskaitų ir nevykdo veiklos. Taip pat gali būti laikinai sustabdyta galimybė keisti duomenis Juridinių asmenų registre.
- Problemų su finansų įstaigomis: Bankai ir kitos kredito įstaigos, vertindamos kreditingumą, visada tikrina viešai prieinamas finansines ataskaitas. Jų nebuvimas ar vėlavimas gali tapti kliūtimi gauti paskolą ar kitokį finansavimą.
- Sutrikimai santykiuose su partneriais: Verslo partneriai gali prarasti pasitikėjimą įmone, kuri nesilaiko atskaitomybės reikalavimų, ir tai gali neigiamai paveikti verslo santykius.
- Apribojimai dalyvauti viešuosiuose pirkimuose: Daugelyje viešųjų pirkimų reikalaujama pateikti finansines ataskaitas kaip įmonės patikimumo ir finansinio pajėgumo įrodymą. Jų neturėjimas užkerta kelią dalyvauti konkursuose.
- Paramos gavėjo statuso praradimas: Pelno nesiekiantys juridiniai asmenys (VšĮ, asociacijos, fondai), laiku nepateikę ataskaitų, gali prarasti paramos gavėjo statusą, o tai reiškia negalėjimą gauti 1,2% gyventojų pajamų mokesčio paramą.
Akivaizdu, kad finansinių ataskaitų teikimo ignoravimas gali turėti rimtų ir brangiai kainuojančių pasekmių.
Dažniausios klaidos teikiant finansines ataskaitas ir kaip jų išvengti
Nors elektroninė teikimo sistema yra gana patogi, klaidų vis tiek pasitaiko. Štai keletas dažniausiai daromų:
- Praleisti terminai: Pati dažniausia problema. Sprendimas – planuoti iš anksto, nelaukti paskutinės dienos, nustatyti vidinius terminus ataskaitų paruošimui ir tvirtinimui.
- Netinkamas dokumentų formatas: Ypač aktualu dėl XBRL formato reikalavimo. Reikia įsitikinti, kad naudojama apskaitos programa gali generuoti tinkamą XBRL failą arba naudotis Registrų centro teikiamais įrankiais. PDF dokumentai taip pat turi atitikti tam tikrus reikalavimus (pvz., būti pasirašyti, jei reikia).
- Nepilnas ataskaitų rinkinys: Kartais pamirštama pridėti aiškinamąjį raštą, metinį pranešimą ar auditoriaus išvadą (kai ji privaloma). Reikia atidžiai patikrinti, ar įkelti visi pagal įmonės tipą ir dydį privalomi dokumentai.
- Klaidos pačiose ataskaitose: Nors Registrų centras netikrina ataskaitų turinio teisingumo, klaidingi duomenys gali sukelti problemų ateityje. Svarbu užtikrinti, kad ataskaitos būtų parengtos laikantis apskaitos standartų ir atspindėtų tikrąją finansinę būklę.
- Techninės problemos teikiant: Kartais kyla nesklandumų jungiantis prie sistemos ar pasirašant dokumentus el. parašu. Patartina išbandyti prisijungimą ir pasirašymą iš anksto, atnaujinti reikiamą programinę įrangą.
- Neįgaliojamas asmuo teikia ataskaitas: Ataskaitas teikti gali tik įmonės vadovas arba jo oficialiai įgaliotas asmuo (įgaliojimas taip pat tvarkomas per Registrų centro sistemą).
Klaidų išvengti padeda kruopštumas, planavimas, nuolatinis domėjimasis aktualiais reikalavimais (kurie kartais keičiasi) ir, esant poreikiui, konsultacijos su apskaitos specialistais ar auditoriais.
Auditoriaus vaidmuo
Ne visoms įmonėms privaloma audituoti finansines ataskaitas. Įmonių finansinės atskaitomybės įstatymas nustato kriterijus (paprastai susijusius su pajamomis, turtu ir darbuotojų skaičiumi), kuriuos atitinkančios įmonės (dažniausiai vidutinės ir didelės, taip pat kai kurios viešojo intereso įmonės) privalo pasamdyti nepriklausomą auditorių, kuris patikrintų jų finansines ataskaitas.
Auditoriaus išvada yra svarbi dokumento dalis, teikiama kartu su finansinėmis ataskaitomis Registrų centrui. Ji suteikia papildomo patikinimo dėl finansinių ataskaitų teisingumo ir patikimumo. Net jei auditas nėra privalomas, kai kurios mažesnės įmonės savanoriškai renkasi audituoti savo ataskaitas, siekdamos didesnio skaidrumo ir patikimumo investuotojų ar kreditorių akyse.
Kur rasti pateiktas finansines ataskaitas?
Kaip minėta, viena iš pagrindinių finansinių ataskaitų teikimo priežasčių – viešumas. Visi pateikti ir priimti finansinių ataskaitų rinkiniai yra saugomi Juridinių asmenų registre ir yra viešai prieinami. Juos galima peržiūrėti Registrų centro interneto svetainėje, dažniausiai pasinaudojus paieška pagal juridinio asmens pavadinimą ar kodą. Prieiga prie tam tikrų duomenų ar dokumentų kopijų gali būti mokama.
Ši vieša prieiga leidžia bet kuriam suinteresuotam asmeniui susipažinti su įmonės finansine informacija, o tai skatina verslo aplinkos skaidrumą.
Ateities perspektyvos
Finansinės atskaitomybės sritis nuolat vystosi. Tikėtina, kad ateityje dar labiau plėsis elektroninių formatų, tokių kaip XBRL, naudojimas, galbūt apimant ir aiškinamąjį raštą ar net metinį pranešimą. Europos Sąjungos lygmeniu taip pat diegiami vienodi elektroninio ataskaitų teikimo formatai (pvz., ESEF – European Single Electronic Format), kurie palaipsniui gali paveikti ir nacionalinius reikalavimus.
Didėjantis dėmesys tvarumo atskaitomybei (ESG – aplinkosauga, socialiniai veiksniai, valdysena) taip pat gali lemti, kad ateityje įmonėms reikės teikti ne tik finansinę, bet ir išsamią nefinansinę informaciją.
Apibendrinimas
Finansinių ataskaitų teikimas Registrų centrui yra esminė kiekvieno juridinio asmens veiklos dalis Lietuvoje. Tai ne tik teisinė prievolė, bet ir svarbus verslo skaidrumo, patikimumo ir geros reputacijos elementas. Supratimas, kas, ką, kada ir kaip turi pateikti, padeda išvengti baudų ir kitų neigiamų pasekmių.
Svarbiausia – laiku ir tinkamai parengti finansinių ataskaitų rinkinį, atitinkantį visus teisės aktų reikalavimus, bei jį laiku pateikti elektroniniu būdu per Registrų centro savitarnos sistemą, naudojant reikalaujamus formatus. Atsakingas požiūris į finansinę atskaitomybę prisideda ne tik prie sėkmingos pačios įmonės veiklos, bet ir prie visos šalies verslo aplinkos skaidrumo ir patikimumo.